Licenciement d'un salarié : motif, entretien, lettre et indemnités

Licencier un employé en CDI suppose un motif réel et sérieux, un entretien préalable fixé au moins 5 jours ouvrables après la convocation, puis une lettre de licenciement envoyée au salarié 2 jours ouvrables après l'entretien au plus tôt (service-public, mai 2026). Le Code du travail sanctionne chaque étape oubliée.

Quels motifs permettent de licencier un salarié en CDI ?

Un licenciement de salarié en CDI n'est valable que s'il repose sur une cause réelle et sérieuse : des faits exacts, objectifs et vérifiables, assez importants pour justifier la rupture du contrat de travail. Le droit du travail distingue deux grandes familles de motifs, et la procédure à suivre en découle.

Le licenciement pour motif personnel tient à la personne du salarié. Il peut être disciplinaire, quand l'employeur reproche un comportement fautif (absences injustifiées répétées, insubordination, manquement aux règles de sécurité), ou non disciplinaire, quand aucune faute n'est en cause : insuffisance professionnelle mesurée sur des objectifs réalistes, inaptitude constatée par le médecin du travail, absences prolongées qui désorganisent le service et imposent un remplacement définitif.

Le licenciement pour motif économique, lui, ne vise pas la personne du salarié mais la situation de l'entreprise : difficultés économiques, mutations technologiques, réorganisation pour sauvegarder la compétitivité, cessation d'activité. Il suit une procédure propre (recherche de reclassement, critères d'ordre, information des représentants du personnel) et, au-delà d'un certain nombre de départs dans les entreprises d'au moins 50 salariés, un plan de sauvegarde de l'emploi.

Certains motifs rendent le licenciement nul, quelle que soit la procédure : discrimination, sanction d'une grève, d'un témoignage ou d'une dénonciation de harcèlement moral au travail, état de grossesse, exercice d'un mandat. Une perte de confiance ou une « mésentente » sans faits précis ne constitue pas, à elle seule, une cause réelle et sérieuse selon la Cour de cassation (chambre sociale).

Vérifier la convention collective et le statut du salarié avant d'engager la procédure

La convention collective applicable à l'entreprise peut ajouter des étapes ou des garanties au Code du travail : délai de préavis plus long, indemnité conventionnelle plus élevée que l'indemnité légale, conseil de discipline, conditions particulières pour les cadres. Comme on peut le voir sur NOVALIS, la convention collective est un texte négocié entre organisations patronales et syndicats qui complète la loi pour une branche : embauche, conditions de travail, rémunération, conditions de licenciement. Elle s'impose à l'employeur dès lors que l'entreprise relève de son champ, et la règle la plus favorable au salarié l'emporte en principe.

Le statut du salarié change aussi la marche à suivre. Un salarié protégé (délégué syndical, membre élu du CSE, conseiller du salarié, candidat aux élections professionnelles) ne peut être licencié qu'avec l'autorisation administrative de l'inspecteur du travail, sollicitée après l'entretien préalable et la consultation du CSE lorsqu'elle est requise. Pendant la période d'essai, la rupture n'obéit pas aux règles du licenciement, mais à un délai de prévenance.

D'autres situations imposent la prudence : un salarié en arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle ne peut être licencié que pour faute grave ou impossibilité de maintenir son contrat pour un motif étranger à l'accident ; une salariée enceinte bénéficie d'une protection renforcée. Enfin, un salarié qui cesse de venir sans justification relève d'un régime spécifique, celui de la présomption de démission en cas d'abandon de poste, qui suit une mise en demeure et non une procédure de licenciement.

Les étapes de la procédure de licenciement pour motif personnel

La procédure de licenciement pour motif personnel suit trois étapes obligatoires, décrites aux articles L1232-2 et suivants du Code du travail et reprises par service-public (fiche vérifiée le 11 mai 2026). Un oubli ou un délai mal compté constitue une irrégularité de procédure, même si le motif est fondé.

La convocation à l'entretien préalable

La convocation du salarié à l'entretien préalable se fait par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge. Elle indique l'objet de l'entretien (un licenciement est envisagé), la date, l'heure et le lieu, ainsi que la possibilité pour le salarié de se faire assister. Dans une entreprise sans représentants du personnel, la lettre précise qu'il peut choisir un autre salarié de l'entreprise ou un conseiller du salarié inscrit sur la liste départementale, et où consulter cette liste (mairie, inspection du travail). L'entretien a lieu au moins 5 jours ouvrables après la première présentation de la lettre, sans compter le jour de présentation ni celui de l'entretien. Convoquer l'intéressé par un simple courriel ou un message laisse sans preuve de réception : l'accusé de réception postal ou la décharge signée reste la référence.

L'entretien préalable

L'entretien préalable sert à exposer au salarié les motifs de la décision envisagée et à recueillir ses explications. L'employeur ne notifie pas le licenciement pendant l'entretien : il écoute, note les arguments et peut encore renoncer. Le salarié n'est pas obligé de venir, et son absence ne peut lui être reprochée ; la procédure continue alors normalement. Un compte rendu écrit de l'entretien, rédigé le jour même, aide à prouver plus tard que l'échange a bien eu lieu et sur quels faits.

La notification du licenciement

La notification du licenciement passe par une lettre recommandée avec accusé de réception, envoyée au plus tôt 2 jours ouvrables après l'entretien préalable. Pour un motif non disciplinaire, aucun délai maximal légal n'existe ; pour un licenciement disciplinaire, la lettre part au plus tard 1 mois après la date de l'entretien, faute de quoi la sanction n'est plus possible. Un licenciement pour motif économique individuel obéit à des délais d'envoi plus longs.

Rédiger la lettre de licenciement : ce qu'elle doit contenir

La lettre de licenciement fixe les limites du litige : devant le juge, l'employeur ne peut invoquer que les motifs qu'elle énonce. Elle doit donc citer des faits précis et datés, et non une formule vague comme « comportement inadapté » ou « résultats insuffisants » sans chiffres ni exemples. Pour une insuffisance professionnelle, elle rappelle les objectifs fixés, les moyens donnés, les entretiens de suivi et les écarts constatés. Le contenu se relit ligne par ligne avant l'envoi : la vérification consiste à rattacher chaque fait cité à une pièce du dossier (courriel, rapport, planning) et chaque montant annoncé à un calcul.

La lettre mentionne aussi la date de départ du préavis ou la dispense de préavis, le sort de la clause de non-concurrence s'il y en a une, et les droits du salarié à la portabilité de la mutuelle et de la prévoyance. Des modèles officiels de lettre, publiés par décret, existent pour chaque type de licenciement et servent de trame.

Dans les 15 jours qui suivent la notification, l'employeur peut préciser les motifs de sa propre initiative, et le salarié peut demander ces précisions par lettre recommandée ou remise contre récépissé ; l'employeur dispose alors de 15 jours pour répondre dans la même forme. Le délai d'un an pour contester le motif court de la notification, ou de la seconde lettre de l'employeur s'il a répondu.

Le motif disciplinaire obéit à une contrainte supplémentaire : l'employeur doit engager la procédure dans les 2 mois qui suivent le jour où il a eu connaissance des faits fautifs (article L1332-4 du Code du travail), sauf poursuites pénales engagées dans ce délai.

Faute simple, faute grave ou faute lourde : quelles conséquences pour le salarié ?

La qualification retenue pour un licenciement disciplinaire change les droits du salarié à la sortie. La faute simple justifie la rupture sans empêcher l'exécution du préavis ; la faute grave rend impossible le maintien du salarié dans l'entreprise, même le temps du préavis ; la faute lourde suppose en plus l'intention de nuire à l'employeur, rarement admise par les juges.

Avant une faute grave, l'employeur peut prononcer une mise à pied conservatoire : le salarié quitte son poste immédiatement pendant la procédure, sans salaire si la faute grave est retenue. Elle se notifie en même temps que la convocation ou juste avant, sinon le juge peut y voir une sanction distincte qui épuise le pouvoir disciplinaire.

Préavis et indemnité de licenciement : comment les calculer ?

Le préavis de licenciement court à partir de la première présentation de la lettre de licenciement. Sa durée légale dépend de l'ancienneté du salarié (article L1234-1 du Code du travail) : celle prévue par la convention collective ou l'usage en dessous de 6 mois, 1 mois entre 6 mois et 2 ans, 2 mois à partir de 2 ans. Une convention collective ou le contrat peut prévoir plus long. L'employeur qui dispense le salarié d'exécuter son préavis lui verse une indemnité compensatrice égale aux salaires qu'il aurait perçus. Le licenciement pour inaptitude ou force majeure n'ouvre pas de préavis effectué.

L'indemnité légale de licenciement est due au salarié en CDI qui compte au moins 8 mois d'ancienneté ininterrompus chez le même employeur, à la date d'envoi de la lettre (service-public, fiche vérifiée le 5 juin 2026). Elle vaut au minimum 1/4 de mois de salaire par année d'ancienneté jusqu'à 10 ans, puis 1/3 de mois par année au-delà de 10 ans. L'ancienneté se compte jusqu'à la fin du préavis, même non exécuté.

Le salaire de référence retient la formule la plus favorable au salarié : la moyenne mensuelle des 12 derniers mois, ou celle des 3 derniers mois, primes annuelles proratisées. Prenons un exemple : pour 12 ans d'ancienneté, l'indemnité légale atteint 10 × 1/4 + 2 × 1/3, soit environ 3,17 mois de salaire brut. Si la convention collective prévoit une indemnité conventionnelle plus élevée, c'est elle qui s'applique. Le simulateur officiel du site service-public.gouv.fr calcule le montant minimal à partir des données de paie et de l'ancienneté ; sa réponse ignore les clauses propres à un secteur, qu'il faut lire à part.

À ces sommes s'ajoute l'indemnité compensatrice de congés payés pour les jours acquis et non pris, due quel que soit le motif de la rupture, faute grave ou lourde comprise. Depuis la jurisprudence de la Cour de cassation du 10 septembre 2025, les congés payés acquis pendant un arrêt maladie survenu durant les vacances restent reportables, ce qui peut gonfler ce solde.

Les documents de fin de contrat à remettre au salarié

À la fin du contrat de travail, c'est-à-dire à l'issue du préavis ou à la notification en cas de faute grave, l'employeur remet au salarié trois documents : le certificat de travail, l'attestation France Travail qui ouvre les droits à l'assurance chômage, et le reçu pour solde de tout compte, qui détaille les sommes versées (dernier salaire, indemnité de licenciement, indemnité compensatrice de préavis et de congés payés). Le dernier bulletin de paye les accompagne. En pratique, le service de gestion de la paie ou l'expert-comptable prépare ces pièces, et la déclaration sociale nominative transmet l'information de fin de contrat aux organismes de sécurité sociale.

Le salarié qui a signé le reçu pour solde de tout compte dispose de 6 mois pour contester les sommes qui y figurent ; sans signature, le délai de droit commun est de 3 ans pour les salaires. Un retard dans la remise de l'attestation France Travail retarde l'inscription et l'indemnisation du salarié, et peut lui ouvrir droit à des dommages et intérêts devant les prud'hommes.

La portabilité de la mutuelle et de la prévoyance doit aussi être mentionnée : le salarié licencié conserve gratuitement ses garanties pendant une période égale à la durée de son dernier contrat, dans la limite de 12 mois, s'il est indemnisé par l'assurance chômage. Le contrat de sécurisation professionnelle, proposé en cas de licenciement économique dans les entreprises de moins de 1 000 salariés, ouvre une formation et un accompagnement renforcé.

Contestation devant le conseil de prud'hommes : délais et sanctions

Le salarié qui conteste son licenciement saisit le conseil de prud'hommes dans les 12 mois qui suivent la notification de la rupture. Depuis le 1er mars 2026, la saisine coûte un timbre fiscal électronique de 50 €, acheté en ligne, sauf aide juridictionnelle ; à défaut de paiement, une régularisation reste possible pendant 1 mois (service-public, fiche mise à jour le 3 mars 2026). L'avocat n'est pas obligatoire, et un défenseur syndical peut représenter le salarié gratuitement. Le formulaire de requête, accessible en ligne, liste les demandes chiffrées, et la décision rendue peut faire l'objet d'un appel devant la cour d'appel.

Si le juge estime le licenciement sans cause réelle et sérieuse, l'indemnité accordée au salarié est encadrée par un barème qui varie selon son ancienneté et l'effectif de l'entreprise (article L1235-3 du Code du travail), avec un minimum et un maximum exprimés en mois de salaire brut. Ce barème ne s'applique pas à un licenciement nul : discrimination, harcèlement, atteinte à une liberté fondamentale, salarié protégé licencié sans autorisation administrative.

Une simple irrégularité de procédure, quand le motif est par ailleurs fondé, ouvre droit à une indemnité qui ne peut dépasser 1 mois de salaire. L'employeur qui gagne sur le fond peut donc perdre sur la forme, d'où l'intérêt de tenir un dossier écrit à chaque étape : convocation et preuve de réception, compte rendu de l'entretien, avertissements antérieurs, échanges de courriels, attestations de collègues.

Rupture conventionnelle ou licenciement : quelle voie choisir ?

La rupture conventionnelle met fin au CDI d'un commun accord, sans motif à justifier, après un ou plusieurs entretiens et un délai de rétractation de 15 jours calendaires, puis l'homologation de la convention par l'administration (DREETS). Le salarié perçoit une indemnité au moins égale à l'indemnité légale de licenciement et garde ses droits à l'assurance chômage. Depuis le 1er janvier 2026, la contribution patronale sur l'indemnité de rupture conventionnelle atteint 40 %, ce qui renchérit cette voie pour l'entreprise.

Le licenciement reste la seule voie quand le salarié refuse de négocier, ou quand une faute grave rend son maintien impossible. Une rupture conventionnelle signée sous la pression d'une procédure disciplinaire peut être annulée pour vice du consentement et produire alors les effets d'un licenciement sans cause réelle et sérieuse. La transaction, autre outil, intervient seulement après la notification du licenciement, pour régler un litige né ou à naître en échange d'une indemnité transactionnelle.

Un avocat en droit du travail mérite d'être consulté avant même la convocation lorsque le salarié est protégé, en arrêt maladie, en conflit ouvert avec sa hiérarchie, ou lorsque le dossier ne repose que sur des témoignages oraux : il chiffre le risque prud'homal et vérifie la convention collective. Côté salarié, les situations où il faut prendre un avocat en droit du travail sont surtout la contestation du motif et la négociation d'une transaction. Dans une petite structure privée sans service juridique, consulter un avocat tôt évite qu'un accord mal rédigé ou un licenciement abusif ne coûte bien davantage au procès.

Licenciement d'un salarié : arrêt maladie, refus de signer, période d'essai

Peut-on licencier un salarié en arrêt maladie ?

Licencier un salarié en arrêt maladie reste possible, mais jamais en raison de son état de santé, ce qui serait discriminatoire et rendrait le licenciement nul. L'employeur peut invoquer une faute commise avant l'arrêt, ou des absences prolongées qui désorganisent l'entreprise et imposent un remplacement définitif.

Que faire si le salarié refuse de signer la convocation remise en main propre ?

Le refus du salarié de signer la décharge ne bloque pas la procédure : l'employeur envoie alors la convocation par lettre recommandée avec avis de réception, et le délai de 5 jours ouvrables court de la première présentation de cette lettre.

La procédure de licenciement s'applique-t-elle pendant la période d'essai ?

La procédure de licenciement ne s'applique pas pendant la période d'essai : chaque partie peut rompre le contrat sans motif ni entretien préalable, en respectant un délai de prévenance fixé selon le temps de présence du salarié, sauf rupture discriminatoire ou abusive.